Chaque été, la même question revient chez les dirigeants de TPE et PME : comment organiser les congés payés sans désorganiser l'activité, ni se mettre en défaut vis-à-vis du Code du travail ? Fermeture de l'entreprise, ordre des départs, jours de fractionnement, indemnité de congés : voici les cinq règles à maîtriser pour passer l'été sereinement.
1. Fermer l'entreprise : possible, mais encadré
L'employeur peut décider de fermer l'entreprise pendant les congés annuels et imposer aux salariés de poser leurs congés sur cette période. Trois conditions à respecter :
Ce que la loi impose
- consulter pour avis le CSE s'il en existe un ; en son absence, c'est un accord collectif d'entreprise qui fixe les règles, et à défaut d'accord l'employeur peut décider seul ;
- informer les salariés au moins 1 mois avant la date de fermeture, par tout moyen ;
- ne pas dépasser 24 jours ouvrables de fermeture annuelle.
Attention au délai d'information : si les salariés ne sont pas prévenus un mois à l'avance, la fermeture n'est pas considérée comme une période de congés payés et l'employeur doit indemniser les salaires perdus.
Et pour le salarié qui n'a pas acquis assez de jours pour couvrir la fermeture ? Trois issues : une aide financière de France Travail dite « aide pour congés non payés », réservée à ceux qui percevaient l'ARE ou l'ASS avant leur embauche ; des congés payés par anticipation, si l'employeur l'accepte ; à défaut, un congé sans solde. Mieux vaut identifier ces situations dès le printemps.
2. Fixer l'ordre des départs : c'est l'employeur qui décide
En l'absence d'accord collectif fixant les critères, c'est l'employeur qui arrête l'ordre des départs, après avis du CSE. Trois critères doivent être pris en compte :
Les critères légaux
- la situation de famille (notamment la présence au foyer d'une personne handicapée ou d'une personne âgée en perte d'autonomie) ;
- la durée de service chez l'employeur ;
- l'activité éventuelle chez un ou plusieurs autres employeurs.
L'ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins 1 mois à l'avance. Les salariés mariés ou liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. Une fois les dates accordées, l'employeur ne peut plus les modifier moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
3. Les jours de fractionnement : le piège classique
La période légale de prise du congé principal court du 1er mai au 31 octobre. Sur cette période, le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables en continu. Quand une partie du congé principal de 4 semaines est prise en dehors de cette période, le salarié gagne des jours supplémentaires :
Le barème
- 1 jour ouvrable supplémentaire s'il pose 3 à 5 jours hors période légale ;
- 2 jours ouvrables supplémentaires s'il en pose 6 ou plus.
Point de vigilance : si c'est l'employeur qui impose des congés hors période, par exemple une fermeture entre Noël et le jour de l'an, les jours de fractionnement sont dus. Il est possible d'y déroger, mais uniquement avec une renonciation individuelle du salarié ou un accord collectif. Beaucoup de TPE le découvrent au moment d'un contentieux prud'homal.
4. La paie des congés : deux méthodes, la plus favorable s'applique
L'indemnité de congés payés se calcule de deux façons, et le salarié a droit à la plus avantageuse :
Les deux calculs
- le maintien de salaire : le salarié perçoit ce qu'il aurait gagné s'il avait travaillé ;
- la règle du dixième : 1/10e de la rémunération brute totale perçue sur la période de référence.
La comparaison doit être faite pour chaque prise de congés. C'est l'un des points les plus contrôlés en cas de litige, et l'une des erreurs de paie les plus fréquentes que nous corrigeons.
5. BTP : la caisse des congés change tout
Dans le bâtiment et les travaux publics, l'indemnité de congés n'est pas versée par l'employeur mais par la caisse CIBTP, à laquelle l'entreprise cotise. Les règles de calcul, la prime de vacances conventionnelle et le calendrier de versement sont spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, la déclaration à la caisse doit être rigoureuse : un décalage entre vos DSN et les déclarations CIBTP se paie en régularisations.
Cas concret : Léa dirige un salon de coiffure à Savigny-le-Temple, quatre salariées. Elle ferme trois semaines en août. Informées début juin, ses salariées posent leurs congés sur la fermeture. L'une d'elles, embauchée en janvier, n'a acquis que 15 jours : Léa l'a identifié dès avril et a lissé son planning pour éviter une absence non indemnisée. La fermeture s'est faite sans friction, et sans risque prud'homal.
Ce qu'il faut retenir
Les congés d'été se gèrent au printemps : consultation, information un mois avant, ordre des départs motivé, fractionnement anticipé et paie vérifiée. À Moissy-Cramayel et dans tout le bassin de Sénart, Agnès et son équipe Paie-RH accompagnent les employeurs sur toute la gestion sociale, de la paie aux congés.
Questions fréquentes
Un salarié peut-il refuser les dates de congés imposées par la fermeture ?
Non. Si la procédure a été respectée (consultation du CSE, information un mois avant), les dates s'imposent au salarié. Un refus de les prendre peut constituer une faute.
Puis-je verser une indemnité au lieu de donner les congés ?
Non. Les congés payés doivent être pris. Le remplacement par une indemnité n'est possible qu'à la rupture du contrat (indemnité compensatrice) ou en fin de contrat court.
Que deviennent les congés non pris au 31 mai ?
En principe ils sont perdus, sauf report prévu par accord, arrêt maladie, congé maternité ou si l'employeur n'a pas mis le salarié en mesure de les prendre. À noter aussi : depuis la réforme de 2024, un salarié en arrêt maladie non professionnelle continue d'acquérir des congés, à raison de 2 jours ouvrables par mois (24 jours par an au maximum). Documentez vos relances.
La prime de vacances est-elle obligatoire ?
Uniquement si votre convention collective la prévoit (c'est le cas dans le BTP et la Syntec, par exemple). Vérifiez votre convention avant de trancher.
Une question sur vos congés, votre paie ou votre fermeture estivale ? Parlons-en.